PEPPOL, verplicht vanaf 1 januari 2026

PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online,  ook wel e-facturatie genoemd. In de media, via reclames, via je sociaal verzekeringsfonds of je bankier heb je er naar alle waarschijnlijkheid al van gehoord. Vanaf 1 januari 2026 dient elke zelfstandige met een btw-nummer te werken via Peppol (bron: Matthijs Vanderleun, accountant)

Wat is PEPPOL?

PEPPOL is een internationaal beveiligd netwerk voor het uitwisselen van elektronische documenten. Via dit netwerk kan (moet) een ondernemer (bedrijf) een factuur bezorgen aan een andere ondernemer. PEPPOL is vergelijkbaar met het GSM-netwerk. De verzender van de factuur stuurt de elektronische factuur via het PEPPOL-netwerk naar de ontvanger van de factuur, die het in zijn / haar portaal ontvangt.

Wie is verplicht om met PEPPOL te werken?

Zelfstandigen met een BTW-activiteit (btw-nummer) zijn vanaf 1 januari 2026 verplicht aangesloten op het PEPPOL-netwerk. Medische vrije beroepers (verpleegkundigen, logopedisten, kinesisten, artsen, enz.) hebben doorgaans geen BTW-activiteit en zijn bijgevolg ook niet onderhevig aan de regelgeving.    

Concreet: als verpleegkundige hoeft u dus niet te voldoen aan deze regelgeving.

 “Zelfstandige thuisverpleegkundigen, die enkel medische zorg verlenen, zijn niet verplicht om met PEPPOL te werken, ook niet vanaf 1 januari 2026.”

Wanneer dien ik als verpleegkundige toch aan te sluiten op het PEPPOL-netwerk?

Als je als verpleegkundige naast medische verzorging ook nog nevenactiviteiten uitoefent - dit kan bijvoorbeeld gaan over schoonheidspedicure, schoonheidsverzorging, enz., ben je wel degelijk verplicht om aan te sluiten.  Zelfs als je deze activiteit op zeer beperkte schaal uitoefent (via bijv. de vrijstellingsregeling BTW) ben je verplicht om met PEPPOL te werken.

Kan PEPPOL nuttig zijn voor mij?

Er zijn verschillende redenen waarom je, los van de verplichting, toch zou opteren om op het PEPPOL-netwerk aan te sluiten:

1.       je werkt als freelance verpleegkundige in zorginstellingen OF je doet bloedafnames bij dokterspraktijken / labo’s. Daarvoor dien je vaak een factuur (of ereloonnota) op te stellen, weliswaar vrij van BTW. Via het PEPPOL-netwerk kan je die factuur eenvoudig en correct opstellen en bezorgen aan je opdrachtgever(s).

2.       Via PEPPOL kan je het jezelf maar ook je boekhouder makkelijk(er) maken. Via het platform kan een deel van je documentenflow namelijk automatisch verlopen. Als je aangesloten bent op PEPPOL zullen je leveranciers je facturen namelijk rechtstreeks en automatisch in jouw documentenportaal bezorgen. Je hoeft ze dus niet meer zelf te bezorgen aan je boekhouder, want die heeft een koppeling met jouw portaal. Je GSM-provider, je leasingmaatschappij, je boekhouder maar ook VP-Service kan dus, mits het opgeven van je ondernemingsnummer, al jouw facturen rechtstreeks bezorgen in je eigen documentenportaal.

Is PEPPOL gratis?

Nee. Om met PEPPOL te werken dien je aan te sluiten bij een dienstverlener. Er zijn heel wat spelers op de markt. Het is steeds raadzaam je boekhouder/accountant  te contacteren, ten einde via hen de meest geschikte dienstverlener op het PEPPOL-netwerk te selecteren. Reken op een kostprijs van 3 tot 10 euro per maand (gemiddeld). Deze prijs is afhankelijk van het aantal documenten dat je erop plaatst / ontvangt.

Zit je nog met vragen, neem even contact op met je accountant/boekhouder.